Stand: 7.11.2026
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Website im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist:
VylarisGroupSchützengasse 13
9410 Heiden (AR)
Schweiz
Der Verein wird durch den Vorstand vertreten (Linus Fausch, Christopher Niedermann, Hüseyn Hüseynli).
E-Mail (auch für Datenschutzanfragen): support@vylaris.ch
Telefon: +41 78 322 21 39
Weitere Angaben zum Anbieter findest du im Impressum.
Überblick
Wir halten die Bearbeitung von Personendaten so gering wie möglich. Beim reinen Besuch dieser Website gilt:
- Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Werkzeuge ein und erstellen keine Nutzungsprofile.
- Wir binden keine externen Schriftarten, Content-Delivery-Netzwerke, Skripte oder Werbedienste ein. Alle Ressourcen der Seiten werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert.
- Besucherinnen und Besucher ohne Anmeldung erhalten keine Cookies. Ein Cookie wird erst nach einer Anmeldung gesetzt (siehe Abschnitt 9).
- Wir messen nicht, ob und wie du unsere E-Mails öffnest oder darin klickst; es gibt keine Tracking-Pixel (siehe Abschnitt 8).
Personendaten bearbeiten wir nur, wenn dies technisch erforderlich ist (Abschnitt 3), wenn du uns über das Kontaktformular kontaktierst (Abschnitt 4), wenn du ein Nutzerkonto anlegst und verwendest (Abschnitte 5 bis 7), wenn du dich für den Newsletter anmeldest (Abschnitt 8), wenn du dich als Mitglied bewirbst oder Mitglied bist (Abschnitte 11 bis 14) oder wenn du dich für einen Anlass anmeldest (Abschnitt 15). Die Bearbeitung erfolgt nach den Grundsätzen des DSG, insbesondere nach Treu und Glauben, verhältnismässig und zweckgebunden.
Hosting und Server-Logfiles
Diese Website wird von uns selbst betrieben, auf Servern, die wir selbst verantworten. Beim Aufruf einzelner Seiten übermittelt dein Browser technisch notwendige Verbindungsdaten, etwa deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, die angeforderte Adresse, den Antwortstatus sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.
Diese Daten werden bearbeitet, um die Seiten auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Wir werten sie nicht aus, führen sie nicht mit anderen Datenquellen zusammen und bewahren sie nur so lange auf, wie es für den sicheren Betrieb nötig ist. Unser Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des Angebots.
Je nach Betriebsart kann der Datenverkehr über einen vorgeschalteten Tunnel- oder Proxy-Dienst zu unseren Servern geleitet werden (etwa einen Cloudflare Tunnel). Ein solcher Dienst leitet die Verbindung technisch weiter und sieht dabei die für die Weiterleitung nötigen Verbindungsdaten.
Kontaktformular und Ticket-System
Wenn du uns über das Kontaktformular schreibst, legen wir aus deinen Angaben ein Ticket an. Dabei speichern wir:
- Name und E-Mail-Adresse
- Betreff, gewählte Kategorie und Nachricht
- die automatisch vergebene Ticketnummer, die Sprache der Anfrage sowie Zeitstempel und Bearbeitungsstatus
Zusätzlich können wir interne Notizen zur Bearbeitung des Tickets hinterlegen. Diese Notizen sind für dich nicht sichtbar. Antworten, die wir dir zu einem Ticket schicken, speichern wir am Ticket: den Text der Antwort, den Namen der antwortenden Person, den Zeitpunkt sowie den Vermerk, ob der E-Mail-Versand erfolgreich war (bei einem Fehler zusätzlich die technische Fehlermeldung des Mailservers). Ein Ticket kann einem Teammitglied zur Bearbeitung zugewiesen werden.
E-Mails zum Ticket
Zu deinem Ticket versenden wir E-Mails an die von dir angegebene Adresse:
- eine Eingangsbestätigung mit der Ticketnummer, sobald du das Formular abgeschickt hast,
- auf Wunsch des Teams eine Information, wenn sich der Bearbeitungsstatus deines Tickets ändert,
- unsere Antworten auf deine Anfrage.
Ausserdem kann bei einem neuen Ticket eine interne Hinweis-E-Mail an eine vom Betreiber hinterlegte Adresse des Teams gesendet werden. Sie enthält die Angaben zum neuen Ticket und dient allein dazu, dass die Anfrage zeitnah bearbeitet wird. Der Versand erfolgt über den in Abschnitt 7 beschriebenen SMTP-Server.
Zweck und Grundlage
Wir bearbeiten die Daten, um deine Anfrage zu beantworten und zu bearbeiten. Die Bearbeitung erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung, die du durch das Setzen der Einwilligungs-Checkbox im Formular erteilst. Die E-Mails zum Ticket (Eingangsbestätigung, Statusinformationen und Antworten) dienen der Durchführung deiner Anfrage; die interne Hinweis-E-Mail an das Team und die Bearbeitung von Sicherheitsmeldungen beruhen auf unserem Interesse an einer ordnungsgemässen und zeitnahen Bearbeitung.
Die Angabe der Daten ist freiwillig. Ohne die Pflichtfelder können wir dein Anliegen allerdings nicht bearbeiten. Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Abschnitt 22).
Nutzerkonto
Du kannst auf dieser Website ein Nutzerkonto anlegen, sofern der Betreiber die Registrierung aktiviert hat. Die Registrierung ist freiwillig; alle öffentlichen Inhalte kannst du auch ohne Konto nutzen.
Bearbeitete Daten
- Name und E-Mail-Adresse, die du bei der Registrierung angibst
- dein Passwort ausschliesslich als gesalzener bcrypt-Hash; im Klartext wird es zu keinem Zeitpunkt gespeichert
- Zeitstempel der Registrierung, der Bestätigung deiner E-Mail-Adresse und deiner letzten Anmeldung sowie die Sprache zum Zeitpunkt der Registrierung
- Einmal-Links für die E-Mail-Bestätigung und das Zurücksetzen des Passworts, die wir nur als Hash speichern; sie sind 48 Stunden (Bestätigung) bzw. 1 Stunde (Passwort-Reset) gültig
Firmenkunden-Status
Wenn du im Konto den Status als Firmenkunde beantragst, speichern wir zusätzlich den angegebenen Firmennamen und den Stand deines Antrags (ausstehend, freigegeben oder abgelehnt). Das Team entscheidet über den Antrag.
Teammitglieder
Für Mitglieder des Teams, denen der Verein einen Team-Bereich freigeschaltet hat, speichern wir zusätzlich die vergebene Bezeichnung im Team und, wenn die Person es hochlädt, ein Profilbild. Das Profilbild wird bei Antworten auf Tickets angezeigt.
Zweck und Grundlage
Wir bearbeiten diese Daten, um dein Konto einzurichten und zu führen, deine E-Mail-Adresse zu bestätigen, dich anzumelden und dir bei Bedarf den Zugang zurückzusetzen. Grundlage ist das Nutzungsverhältnis zum Konto, das du mit der Registrierung eingehst.
Aufbewahrung und Löschung
Wir speichern die Kontodaten bis zur Löschung deines Kontos. Du kannst dein Konto jederzeit selbst unter «Konto» löschen. Dabei werden auch die zugehörigen Einmal-Links, Lizenzschlüssel und Webspace-Anfragen gelöscht. Tickets, die du über das Kontaktformular gesendet hast, sind nicht mit dem Konto verknüpft und bleiben davon unberührt (Abschnitt 20). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten. Die Daten als Vereinsmitglied sind davon getrennt (Abschnitt 11).
Lizenzschlüssel und Webspace-Anfragen
Im Nutzerkonto kannst du, je nach Angebot, Lizenzschlüssel für unsere Produkte beantragen und eine Anfrage für Webspace stellen.
Bearbeitete Daten
- Lizenzschlüssel: Der Schlüssel liegt nicht im Klartext in der Datenbank, sondern als Prüfwert und verschlüsselt, damit du ihn in deinem Konto wiedersehen kannst. Dazu kommen das Produkt, der Status, dein Wunsch bzw. Verwendungszweck, ein allfälliger Hinweis des Teams sowie Zeitpunkte der Beantragung und Entscheidung.
- Prüfung des Schlüssels: Programme, die einen Schlüssel prüfen (etwa ein Installer), übermitteln den Schlüssel und eine Kennung der Installation, zum Beispiel die Domain. Beim ersten Prüfen wird der Schlüssel an diese Installation gebunden. Wir speichern die Kennung, den Zeitpunkt der Bindung, den Zeitpunkt der letzten Prüfung und die Zahl der Prüfungen.
- Webspace-Anfrage: dein Wunsch bzw. Verwendungszweck, der Status der Anfrage und ein allfälliger Hinweis des Teams.
Zweck und Grundlage
Wir bearbeiten diese Daten, um Schlüssel auszustellen und zu prüfen, Missbrauch (etwa die Weitergabe eines Schlüssels an fremde Installationen) zu verhindern und deine Anfragen zu beantworten. Grundlage ist das Nutzungsverhältnis zum Konto und deine Anfrage. Die Daten werden mit dem Konto gelöscht (Abschnitt 5).
E-Mail-Versand
Wir versenden E-Mails im Zusammenhang mit:
- dem Nutzerkonto (Bestätigungs-E-Mails bei der Registrierung, E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts und Informations-E-Mails zu deinem Konto)
- deinen Anfragen und Tickets (siehe Abschnitt 4)
- dem Newsletter, wenn du dich angemeldet hast (siehe Abschnitt 8)
- der Vereinsverwaltung (Bestätigungen zum Beitritt, Rechnungen und Mahnungen, Einladungen zu Versammlungen, Bestätigungen zu Anlässen) (siehe Abschnitte 11, 13, 14 und 15)
Dabei werden deine E-Mail-Adresse, gegebenenfalls dein Name sowie der jeweilige Nachrichteninhalt (etwa ein Bestätigungs- oder Rücksetz-Link) bearbeitet.
Der Versand erfolgt über den SMTP-Server, den der Betreiber dieser Website eingerichtet hat, das heisst über einen eigenen Mailserver oder den E-Mail-Anbieter des Betreibers. Eine Weitergabe der Daten an weitere Dritte durch uns findet dabei nicht statt. Für den Newsletter gilt zusätzlich Abschnitt 8.
Missbrauchsschutz
Um das Kontaktformular sowie Anmeldung, Registrierung und Passwort-Reset vor automatisiertem Missbrauch zu schützen, begrenzen wir die Zahl der Anfragen pro Zeitraum. Dafür wird deine IP-Adresse (bei Anmeldung und Registrierung teilweise zusätzlich in Verbindung mit der eingegebenen E-Mail-Adresse) flüchtig im Arbeitsspeicher des Servers bearbeitet. Sie wird nicht dauerhaft gespeichert und nicht in der Datenbank abgelegt; nach Ablauf des Zeitfensters oder einem Neustart des Dienstes ist sie nicht mehr vorhanden.
Zusätzlich enthält das Kontaktformular ein für Menschen unsichtbares Feld (Honeypot). Es dient allein dazu, automatisierte Einsendungen zu erkennen, und erhebt keine Personendaten. Unser Interesse liegt im Schutz vor Missbrauch und in der Sicherung des Betriebs.
Mitgliederverwaltung
Der Verein führt ein Mitgliederverzeichnis. Darin bearbeiten wir Daten von Personen, die einen Beitritt beantragen, Mitglied sind oder waren. Die Verwaltung erfolgt im geschützten Verwaltungsbereich durch den Vorstand. Ein Beitrittsformular auf der Website steht zur Verfügung, wenn der Verein es aktiviert hat.
Bearbeitete Daten
- Stammdaten: Anrede (freiwillig), Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer; das Geburtsdatum nur, wenn der Verein es erhebt. Pflichtangaben sind Name und eine Kontaktmöglichkeit.
- Angaben zur Mitgliedschaft: Mitgliedernummer, Mitgliedschaftsart, Status (Antrag, abgelehnt, aktiv, ausgetreten, ausgeschlossen oder verstorben), Eingang des Antrags, Eintritts- und Austrittsdatum, Austrittsgrund und der gewünschte Kommunikationsweg (E-Mail oder Post)
- Ämter im Verein (etwa Präsident oder Kassier) mit der Amtszeit
- der Zeitpunkt, zu dem du im Beitrittsantrag die Statuten und den Datenschutzhinweis bestätigt hast
- interne Notizen des Vorstands, die nur für den Vorstand sichtbar sind
- die Verknüpfung mit deinem Website-Konto, falls du eines hast und es mit der Mitgliedschaft verbunden ist
Zweck und Grundlage
Wir bearbeiten diese Daten, um das Mitgliederverzeichnis zu führen, Beitrittsanträge zu behandeln, die Mitgliedschaft zu verwalten (Beiträge, Einladungen, Stimmrecht, Ämter) und mit dir zu kommunizieren. Grundlage sind dein Beitrittsantrag und das Mitgliedschaftsverhältnis nach den Statuten; im Antrag bestätigst du Statuten und Datenschutzhinweis.
Empfänger und Zugriff
Zugriff auf Mitgliederdaten haben nur Personen mit einer entsprechenden Rolle im Verein (rollenbasierter Zugriff). Mitgliederlisten und Exporte sind auf Rollen mit Leserecht beschränkt. Welche Rolle was sehen und ändern darf, stellt der Verein ein; interne Notizen des Vorstands sehen nur Rollen, denen der Verein dieses Recht ausdrücklich gegeben hat (Datenminimierung). Als Mitglied siehst du im Mitgliederportal ausschliesslich deine eigenen Daten. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, ausser wir sind dazu gesetzlich verpflichtet. Mitteilungen an dich versenden wir über den eingerichteten SMTP-Server (Abschnitt 7).
Aufbewahrung und Löschung
Wir speichern die Daten, solange du Mitglied bist. Ist ein Austritt gemeldet, setzt ein täglicher automatischer Lauf den Status nach Ablauf des eingetragenen Austrittsdatums auf «ausgetreten»; dabei werden keine weiteren Daten bearbeitet. Nach einem Austritt, Ausschluss oder Todesfall bewahren wir sie nur noch, soweit dies nötig ist, etwa für offene Forderungen, Buchhaltungsbelege, Protokolle und das Mitgliederverzeichnis der Vereinsgeschichte. Darüber hinaus entfernt der Vorstand die Personendaten (Kontaktdaten, Geburtsdatum, Notizen); Mitgliedernummer, Status sowie Eintritts- und Austrittsdatum bleiben bestehen. Das ist nur möglich, wenn keine Forderungen mehr offen sind.
Deine Rechte
Es gelten die Rechte nach Abschnitt 22 (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe). Löschbegehren setzen wir um, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Abschnitt 13).
Digitaler Mitgliederausweis
Als Mitglied, dessen Website-Konto mit der Mitgliedschaft verbunden ist, kannst du im Mitgliederportal einen digitalen Mitgliederausweis anzeigen.
Bearbeitete Daten
Der Ausweis wird aus deinen Mitgliederdaten erzeugt, insbesondere aus Name, Mitgliedernummer, Mitgliedschaftsart und Status (Abschnitt 11). Er wird dir nach der Anmeldung in deinem Konto angezeigt.
Zweck und Grundlage
Der Ausweis dient dem Nachweis deiner Mitgliedschaft, etwa an Anlässen. Grundlage ist das Mitgliedschaftsverhältnis. Wem du den Ausweis zeigst, entscheidest du selbst.
Empfänger und Zugriff
Der Ausweis ist nur nach Anmeldung in deinem Konto sichtbar. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.
Aufbewahrung und Löschung
Für den Ausweis gelten dieselben Aufbewahrungs- und Löschregeln wie für die Mitgliederdaten (Abschnitte 11 und 20).
Deine Rechte
Es gelten die Rechte nach Abschnitt 22 (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe).
Beiträge, Rechnungen und Buchhaltung
Der Verein erhebt Mitgliederbeiträge, stellt Rechnungen, erfasst Zahlungen und führt die Buchhaltung des Vereins. Dabei bearbeiten wir Personendaten von Mitgliedern und von Personen, die an den Verein zahlen oder von ihm Zahlungen erhalten.
Bearbeitete Daten
- Rechnungen: Rechnungsnummer, Empfänger mit Name und Anschrift zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung (Momentaufnahme), Betreff, Positionen und Beträge, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Zahlungsreferenz, Status sowie der Zeitpunkt des Versands
- Zahlungen: Datum und Betrag, Zahlungsart (Überweisung, bar, TWINT oder andere), Zahlungsreferenz bzw. Buchungstext der Bank, die Zuordnung zu Rechnung und Mitglied sowie der Name der Person, die die Zahlung erfasst hat
- Mahnungen: Mahnstufe, neue Zahlungsfrist, allfällige Mahngebühr, Zeitpunkt des Versands und der Vermerk, ob der E-Mail-Versand erfolgreich war
- Buchhaltung: Buchungen mit Datum, Betrag, Konto, Buchungstext, Belegnummer und Beleg-Referenz sowie hochgeladene Belege (Scans, Fotos oder PDF) mit Dateiname, Prüfsumme und dem Namen der hochladenden Person; Budget und Jahresabschluss. Buchungstexte und Belege können Personendaten enthalten, etwa bei Spenden oder Auslagen.
Zweck und Grundlage
Wir bearbeiten diese Daten, um Beiträge zu erheben, den Zahlungsverkehr nachzuvollziehen, offene Forderungen zu verfolgen und die Buchführung ordnungsgemäss zu führen und den Mitgliedern gegenüber Rechenschaft abzulegen. Grundlage sind das Mitgliedschaftsverhältnis (Beitragspflicht nach den Statuten) und die gesetzlichen Pflichten zur Buchführung und Aufbewahrung (Art. 69a ZGB, Art. 957 ff. OR).
Empfänger und Zugriff
Zugriff haben nur Personen mit einer entsprechenden Rolle, in der Regel Kassier und Vorstand, die Revisionsstelle lesend. Rechnungen und Mahnungen senden wir dir per E-Mail über den eingerichteten SMTP-Server (Abschnitt 7). Im Mitgliederportal siehst du ausschliesslich deine eigenen Rechnungen. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, ausser wir sind dazu gesetzlich verpflichtet.
Aufbewahrung und Löschung
Buchungen, Belege und die zugehörigen Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Zahlungen) bewahren wir zehn Jahre auf (Art. 958f OR); die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Während dieser Zeit können sie nicht gelöscht werden. Nach dem Abschluss eines Geschäftsjahres ändern wir Buchungen nicht mehr, sondern korrigieren sie mit einer Gegenbuchung. Die Rechnung behält den Empfänger der Rechnungsstellung, auch wenn Personendaten des Mitglieds später entfernt werden.
Deine Rechte
Es gelten die Rechte nach Abschnitt 22 (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe). Löschung und Sperrung sind für Unterlagen, die wir aufbewahren müssen, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht möglich.
Versammlungen, Protokolle und Beschlüsse
Der Verein lädt zu Versammlungen (Mitglieder-, Vorstands- und ausserordentliche Versammlungen) ein, führt Protokoll und hält Beschlüsse fest.
Bearbeitete Daten
- Einladung: Titel, Datum, Ort und Begleittext, der Zeitpunkt des Versands und die Zahl der Empfänger
- Traktanden mit Anträgen sowie Leitung und Protokollführung (mit Namen)
- Anwesenheit: wer anwesend, entschuldigt oder abwesend war, und ob die Person zum Zeitpunkt der Versammlung stimmberechtigt war
- Protokoll mit dem Vermerk der Genehmigung sowie Beschlüsse mit Text, Ergebnis und Stimmenzahlen (als Zahlen, nicht je Person)
- Aufgaben, die sich aus Beschlüssen ergeben, mit zuständiger Person und Termin
Zweck und Grundlage
Wir bearbeiten diese Daten, um Versammlungen vorzubereiten und durchzuführen, die Beschlussfassung zu dokumentieren und den Mitgliedern Auskunft zu geben. Grundlage sind die Statuten und das Vereinsrecht (Art. 64 ff. ZGB).
Empfänger und Zugriff
Einladungen senden wir per E-Mail an die Mitglieder über den eingerichteten SMTP-Server (Abschnitt 7). Versammlungen und Termine kannst du im Mitgliederportal ansehen und als Kalenderdatei herunterladen. Ob ein Protokoll nur dem Vorstand, den Mitgliedern oder öffentlich zugänglich ist, bestimmt die Sichtbarkeit des Dokuments (Abschnitt 16). Intern haben nur Personen mit entsprechender Rolle Zugriff.
Aufbewahrung und Löschung
Protokolle und Beschlüsse gehören zu den Unterlagen des Vereins. Wir bewahren sie auf, solange sie für die Führung des Vereins und den Nachweis von Beschlüssen nötig sind; eine automatische Löschung findet nicht statt.
Deine Rechte
Es gelten die Rechte nach Abschnitt 22 (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe).
Anlässe und Anmeldungen
Der Verein veranstaltet Anlässe. Die Anmeldung ist für Mitglieder möglich und, wenn der Verein einen Anlass dafür öffnet, auch für Gäste. Veröffentlichte Anlässe sind auf der Website sichtbar.
Bearbeitete Daten
- Anmeldung von Mitgliedern: die Zuordnung zum Mitglied, die Zahl der Plätze, eine allfällige Bemerkung und der Status (angemeldet, Warteliste, abgesagt) mit Zeitpunkten
- Anmeldung von Gästen: Name und E-Mail-Adresse, Zahl der Plätze (inklusive Begleitung), eine allfällige Bemerkung sowie der Zeitpunkt deiner Einwilligung zur Datenbearbeitung. Die Anmeldung gilt erst, wenn du deine E-Mail-Adresse bestätigt hast (siehe unten); bis dahin ist sie «unbestätigt» und reserviert keinen Platz
- Bestätigungs-Link: Er steht nur in der E-Mail, die wir nach deiner Anmeldung an die angegebene Adresse senden. Er enthält eine Signatur und einen Ablaufzeitpunkt, aber keine Personendaten; gespeichert wird nur der Zeitpunkt des letzten Versands
- Abmelde-Link: Er steht nur in der Bestätigungs-E-Mail, die wir nach deiner Bestätigung senden; wir speichern davon nur einen Hash (Prüfwert)
Zweck und Grundlage
Wir bearbeiten die Daten, um den Anlass zu planen und durchzuführen, Plätze und die Warteliste zu verwalten und dir deine Anmeldung zu bestätigen. Grundlage ist deine Anmeldung; bei Gästen zusätzlich die Einwilligung, die du bei der Anmeldung erteilst und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.
Bestätigung der E-Mail-Adresse (Gäste)
Damit niemand mit einer fremden Adresse Anmeldungen auslösen kann, prüfen wir bei Gästen die E-Mail-Adresse («Double-Opt-In»): Nach dem Absenden des Formulars senden wir dir eine E-Mail mit einem Link. Erst wenn du auf der Seite, die sich öffnet, die Schaltfläche «Anmeldung bestätigen» anklickst, gilt deine Anmeldung. Dann erhältst du einen Platz oder, wenn der Anlass ausgebucht ist, einen Platz auf der Warteliste, und wir senden dir die Bestätigung mit dem Link zum Abmelden. Der Link gilt 48 Stunden. Bestätigst du nicht innerhalb von 48 Stunden, verfällt die Anmeldung; wir löschen sie samt Name, E-Mail-Adresse und Bemerkung im täglichen Aufräumlauf, spätestens drei Tage nach deiner Anmeldung. Wiederholst du die Anmeldung mit derselben Adresse, senden wir höchstens alle paar Minuten eine neue E-Mail. Mitglieder, die im Mitgliederportal angemeldet sind, müssen nichts bestätigen.
Empfänger und Zugriff
Die Anmeldungen sehen nur Personen mit entsprechender Rolle im Verein. Die Bestätigung senden wir über den eingerichteten SMTP-Server (Abschnitt 7). Teilnehmerlisten werden nicht veröffentlicht. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Aufbewahrung und Löschung
Unbestätigte Anmeldungen von Gästen verfallen nach 48 Stunden und werden im täglichen Aufräumlauf gelöscht, spätestens drei Tage nach der Anmeldung. Bestätigte Angaben von Gästen (Name, E-Mail-Adresse, Bemerkung) bewahren wir bis 30 Tage nach dem Anlass auf; danach werden sie im täglichen Aufräumlauf entfernt. Die Anmeldung bleibt dann ohne Personenbezug als Zahl der Plätze bestehen. Auf Wunsch löschen wir deine Angaben früher: Schreib uns die E-Mail-Adresse, mit der du dich angemeldet hast. Wir suchen alle Anmeldungen zu dieser Adresse, geben dir Auskunft darüber und löschen sie auf Verlangen. Anmeldungen von Mitgliedern gehören zu den Mitgliederdaten (Abschnitt 11). Mit dem Abmelde-Link kannst du dich jederzeit abmelden.
Deine Rechte
Es gelten die Rechte nach Abschnitt 22 (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe).
Dokumentenablage
Der Verein legt Dokumente ab, etwa Statuten, Reglemente, Protokolle und Finanzunterlagen, und stellt sie je nach Sichtbarkeit zur Verfügung.
Bearbeitete Daten
- Angaben zum Dokument: Titel, Beschreibung, Kategorie (Statuten, Reglement, Protokoll, Finanzen oder Sonstiges), Sichtbarkeit (öffentlich, Mitglieder oder Vorstand) und, falls zutreffend, die zugehörige Versammlung
- Angaben zur Datei und zu jeder Fassung: Dateiname, Grösse, Prüfsumme, Zeitpunkt und der Name der Person, die sie hochgeladen hat
- der Inhalt der Dokumente selbst, der Personendaten enthalten kann (etwa in Protokollen)
Zweck und Grundlage
Wir bearbeiten diese Daten, um Unterlagen des Vereins geordnet aufzubewahren und den berechtigten Personen zugänglich zu machen. Grundlage sind die Vereinsführung nach den Statuten und das Interesse der Mitglieder an Transparenz.
Empfänger und Zugriff
Wer ein Dokument sehen darf, richtet sich nach seiner Sichtbarkeit: Öffentliche Dokumente (etwa die Statuten) kann jede Besucherin und jeder Besucher abrufen, Dokumente für Mitglieder nur Mitglieder nach der Anmeldung, Dokumente für den Vorstand nur Rollen, denen der Verein dieses Recht ausdrücklich gegeben hat.
Aufbewahrung und Löschung
Frühere Fassungen eines Dokuments bleiben erhalten. Dokumente bewahren wir auf, solange der Verein sie braucht; sie können archiviert werden. Für Protokolle gilt zusätzlich Abschnitt 14.
Deine Rechte
Es gelten die Rechte nach Abschnitt 22 (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe).
Änderungsprotokoll (Audit)
Sensible Änderungen in der Vereinsverwaltung halten wir in einem Änderungsprotokoll fest, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert hat.
Bearbeitete Daten
- Zeitpunkt, handelnde Person (Name zum Zeitpunkt der Änderung und Kennung des Kontos) und Art der Handlung
- die Handlung (etwa Mitglied geändert oder ausgetreten, Rolle geändert, Rechnung erstellt oder storniert, Buchung korrigiert, Jahr abgeschlossen, Einstellungen geändert, Export von Mitgliederlisten) und das betroffene Objekt mit Typ und Kennung
- ein kurzer Klartext sowie die geänderten Werte vorher und nachher. Passwörter, Zugangstoken und andere Geheimnisse werden nicht protokolliert.
Zweck und Grundlage
Das Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit, der Datensicherheit und dem Schutz vor Missbrauch. Grundlage ist unser Interesse an einer sicheren und nachvollziehbaren Vereinsführung.
Empfänger und Zugriff
Einsehen können das Protokoll nur Konten mit der Berechtigung «Änderungsprotokoll», in der Regel Administratoren, Präsident, Vize-Präsident und Revisionsstelle. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Aufbewahrung und Löschung
Einträge werden nicht nachträglich geändert oder einzeln gelöscht und bleiben auch bestehen, wenn das Konto oder der betroffene Datensatz später gelöscht wird. Löschbegehren prüfen wir im Einzelfall gegen das Interesse an der Nachvollziehbarkeit.
Deine Rechte
Es gelten die Rechte nach Abschnitt 22 (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe).
Empfänger
Deine Daten werden auf unseren eigenen Servern bearbeitet. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind dazu gesetzlich verpflichtet. Ausnahmen bilden der E-Mail-Versand über den vom Betreiber konfigurierten SMTP-Server (Abschnitt 7); über ihn laufen auch die Mails zu Tickets (Abschnitt 4) und der Newsletter (Abschnitt 8). Bei Betrieb über einen Tunnel- oder Proxy-Dienst (z. B. Cloudflare) ist dieser Dienst Empfänger der Verbindungsdaten (Abschnitt 3). Intern erhalten nur diejenigen Mitglieder des Teams Zugriff, die Anfragen, Konten und Newsletter-Anmeldungen verwalten, Mitteilungen versenden oder den Betrieb sicherstellen. Auf Mitglieder-, Rechnungs- und Buchungsdaten greifen nur Personen mit der entsprechenden Rolle im Vorstand zu, die Revisionsstelle lesend.
Bekanntgabe ins Ausland
Bei Nutzung eines Tunnel- oder Proxy-Dienstes (Abschnitt 3) können Verbindungsdaten (IP-Adresse, aufgerufene Seite, Zeitpunkt) in Länder ausserhalb der Schweiz gelangen, auch in Länder ohne angemessenen Datenschutz. Wir stellen den Schutz durch geeignete Garantien sicher (z. B. Standardvertragsklauseln, Art. 16 Abs. 2 DSG). Darüber hinaus gibt diese Website von sich aus keine Personendaten ins Ausland bekannt. Für den E-Mail-Versand ist der Standort des vom Betreiber eingesetzten Mailservers massgeblich; befindet er sich in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, stellt der Betreiber durch geeignete Garantien einen angemessenen Schutz sicher (Art. 16 DSG).
Aufbewahrung und Löschung
Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder eine gesetzliche Pflicht es verlangt:
- Tickets und Antworten: so lange, wie es zur Bearbeitung deiner Anfrage erforderlich ist, und, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, für die Dauer dieser Fristen. Danach löschen wir sie von Hand; auf Anfrage geschieht das jederzeit.
- Nutzerkonto samt Lizenzschlüsseln und Webspace-Anfragen: bis zur Löschung des Kontos, die du selbst vornehmen kannst.
- Einmal-Links für E-Mail-Bestätigung und Passwort-Reset: nur als Hash und nur bis zum Ablauf der Gültigkeit bzw. bis zur Verwendung von Bedeutung.
- Newsletter-Anmeldung: bis zum Widerruf, danach nur als «abgemeldet» geführt (Abschnitt 8).
- IP-Adresse zum Missbrauchsschutz: flüchtig im Arbeitsspeicher (Abschnitt 10).
- Mitgliederdaten: während der Mitgliedschaft; danach nur noch, soweit nötig, dann werden die Personendaten entfernt (Abschnitt 11).
- Rechnungen, Zahlungen, Buchungen und Belege: zehn Jahre nach Art. 958f OR (Abschnitt 13).
- Protokolle und Beschlüsse: solange der Verein sie braucht (Abschnitt 14).
- Anmeldungen von Gästen: unbestätigte spätestens drei Tage, bestätigte bis 30 Tage nach dem Anlass (Abschnitt 15).
- Dokumente: solange der Verein sie braucht, frühere Fassungen bleiben erhalten (Abschnitt 16).
- Änderungsprotokoll: Einträge bleiben bestehen und werden nicht nachträglich geändert (Abschnitt 17).
Möchtest du, dass wir Daten vorzeitig löschen, schreib uns an die unter Abschnitt 1 genannte Adresse (Abschnitt 22).
Externe Links
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Deine Rechte
Dir stehen nach dem DSG insbesondere folgende Rechte zu:
- Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir von dir bearbeiten (Art. 25 DSG)
- Herausgabe oder Übertragung deiner Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG)
- Berichtigung unrichtiger Daten sowie Löschung, Sperrung oder Widerspruch gegen die Bearbeitung (Art. 32 DSG)
Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Bearbeitung bleibt davon unberührt. Die Einwilligung in den Newsletter widerrufst du am einfachsten über den Abmelde-Link in jeder Newsletter-E-Mail (Abschnitt 8). Für Unterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, gelten Einschränkungen bei Löschung und Sperrung (Abschnitt 13).
Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an die unter Abschnitt 1 genannte E-Mail-Adresse oder über das Kontaktformular. Zum Schutz deiner Daten können wir einen Nachweis deiner Identität verlangen. Auskunftsbegehren beantworten wir in der Regel innert 30 Tagen.
Du kannst dich ausserdem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden und bei ihm Anzeige erstatten, wenn du der Ansicht bist, dass wir Personendaten rechtswidrig bearbeiten: www.edoeb.admin.ch. Wir freuen uns, wenn du dich vorher bei uns meldest; wir suchen gerne gemeinsam eine Lösung.
Datensicherheit
Die Übertragung zwischen deinem Browser und unseren Servern erfolgt verschlüsselt per TLS (erkennbar am Schloss-Symbol bzw. an «https»). Passwörter werden ausschliesslich als Hash gespeichert, Einmal-Links für Bestätigung (auch die Bestätigung der Newsletter-Anmeldung) und Passwort-Reset ebenfalls. Lizenzschlüssel und vertrauliche Einstellungen (etwa Zugangsdaten zum Mailserver) liegen nur verschlüsselt in der Datenbank. Der Zugriff auf gespeicherte Anfragen, Konten, Newsletter-Anmeldungen und Mitglieder-, Rechnungs- und Buchungsdaten ist auf berechtigte Personen beschränkt. Sensible Änderungen in der Vereinsverwaltung werden protokolliert (Abschnitt 17). Wir passen unsere technischen und organisatorischen Massnahmen fortlaufend an den Stand der Technik an.
Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung. Stand: 7.11.2026.